İstanbul Tabip Odası Tıp Eğitimi Bursu

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla İstanbul Tabip Odası tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

İTO Tıp Öğrencileri Bursu kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

• Kimlik bilgileri: T.C. kimlik numarası, ad, soyad, doğum tarihi ve yüklenen belgelerde bulunan diğer kimlik bilgileri.
• İletişim bilgileri: Cep telefonu numarası, e-posta adresi ve adres bilgileri.
• Eğitim bilgileri: Üniversite ve fakülte bilgileri, sınıf bilgisi, öğrenci belgesi, YKS sonuç belgesi, üniversite yerleştirme belgesi, transkript ve akademik başarı bilgileri.
• Mali bilgiler: Gelir durumu, aile gelirine ilişkin bilgiler, burs bilgileri, banka hesap bilgileri ve burs değerlendirmesi için sunulan mali belgeler.
• Aile ve sosyal yaşam bilgileri: Aile bireyleri, hanede yaşayan kişiler, barınma durumu, kira veya yurt bilgileri, nüfus kayıt örneği ve başvuru değerlendirmesinde kullanılan sosyal ve ekonomik durum bilgileri.
• Araç ve malvarlığı bilgileri: Başvuru kapsamında talep edilen araç veya malvarlığına ilişkin bilgiler ve belgeler.
• İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, giriş ve işlem tarihleri, doğrulama kayıtları, başarısız giriş denemeleri, oturum ve güvenlik kayıtları.
• Başvuru bilgileri: Başvuru tarihi, yüklenen belgeler, açıklamalar, eksik veya hatalı belge kayıtları, değerlendirme notları ve başvuru sonucu.
• Finans ve ödeme bilgileri: Burs almaya hak kazanılması hâlinde ödeme yapılacak banka hesabına ilişkin bilgiler.
• Hukuki işlem bilgileri: İlgili kişi başvuruları, itirazlar, şikâyetler ve yasal mercilerle yapılan yazışmalar.

Başvuru için gerekli olmayan sağlık, din, siyasi düşünce, dernek, vakıf veya sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel verilerin belgelerde bulunması hâlinde, bu bilgilerin belge yüklenmeden önce kapatılması veya karartılması önerilir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Kullanıcı hesabınızın oluşturulması ve yönetilmesi,
• Cep telefonu ve e-posta doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Kimlik ve iletişim bilgilerinizin doğrulanması,
• Burs başvurunuzun alınması ve kayıt altına alınması,
• Başvuru şartlarını taşıyıp taşımadığınızın değerlendirilmesi,
• Yüklenen bilgi ve belgelerin kontrol edilmesi,
• Eksik veya hatalı belgelerin düzeltilmesinin istenmesi,
• Burs komisyonunun değerlendirme ve karar süreçlerinin yürütülmesi,
• Başvurunuzun durumu hakkında sizinle iletişim kurulması,
• Burs almaya hak kazanmanız hâlinde ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Mükerrer, gerçeğe aykırı veya kötüye kullanım niteliğindeki başvuruların önlenmesi,
• Sistem ve bilgi güvenliğinin sağlanması,
• Yetkisiz erişimlerin ve hukuka aykırı işlemlerin tespit edilmesi,
• Talep, itiraz ve şikâyetlerin değerlendirilmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Olası uyuşmazlıklarda hakların kullanılması ve korunması,
• Yetkili kurum ve kuruluşların usulüne uygun taleplerinin karşılanması,
• Denetim, raporlama ve istatistik çalışmalarının yürütülmesi.

İstatistik ve raporlama çalışmalarında mümkün olduğu ölçüde kimliğinizle doğrudan ilişkilendirilemeyen toplulaştırılmış veya anonim hâle getirilmiş veriler kullanılmaktadır.

4. Kişisel Verilerin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla İstanbul Tabip Odasının meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

Bu işleme şartlarından herhangi birinin bulunmadığı durumlarda kişisel verileriniz, ayrıca ve açık şekilde alınacak açık rızanıza dayanılarak işlenir.

Aydınlatma metninin okunması veya onaylanması, tek başına açık rıza verilmesi anlamına gelmez.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz;

• burs.istabip.org.tr internet sitesi üzerindeki formlar,
• Kullanıcı hesabı oluşturma ve doğrulama işlemleri,
• Sisteme yüklediğiniz belgeler,
• Telefon, SMS ve e-posta yoluyla gerçekleştirilen iletişimler,
• Başvuru düzeltme ve güncelleme işlemleri,
• Sistem tarafından otomatik olarak oluşturulan işlem ve güvenlik kayıtları,
• Burs değerlendirmesi sırasında sunduğunuz ek bilgi ve belgeler

aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda, tamamen ya da kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• İstanbul Tabip Odasının burs süreçlerinde görevli yetkili personeline,
• Burs komisyonu üyelerine,
• Barındırma, yazılım, bakım, bilgi güvenliği, SMS ve e-posta hizmeti sunan hizmet sağlayıcılara,
• Burs ödemelerinin yapılabilmesi amacıyla bankalara ve ödeme kuruluşlarına,
• Mali müşavirlik, denetim ve hukuk hizmeti alınan kişi veya kuruluşlara,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla yetkili kamu kurumlarına, mahkemelere ve diğer yetkili mercilere.

Yurt dışında bulunan veya yurt dışı altyapı kullanan bir hizmet sağlayıcıdan yararlanılması hâlinde kişisel veriler, KVKK’nın 9. maddesinde düzenlenen şartlar ve uygun güvenceler sağlanarak yurt dışına aktarılabilir.

Başvuru belgeleriniz, burs değerlendirmesiyle ilgisi bulunmayan kişi veya kuruluşlarla paylaşılmaz ve reklam ya da pazarlama amacıyla kullanılmaz.

7. Üçüncü Kişilere Ait Bilgiler

Başvurunuz sırasında yüklediğiniz belgelerde anne, baba, kardeş veya aynı hanede yaşayan diğer kişilere ait kişisel bilgiler bulunabilir.

Bu kişilere ait bilgileri İstanbul Tabip Odasına iletmeden önce ilgili kişileri bilgilendirmeniz, yalnızca burs değerlendirmesi için gerekli bilgileri paylaşmanız ve gerekli olmayan bilgileri kapatmanız veya karartmanız gerekmektedir.

8. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel verileriniz, burs başvurusunun değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması için gerekli süre boyunca saklanır.

Başvurunun sonuçlanmasının ardından veriler; ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri, İstanbul Tabip Odasının kişisel veri saklama ve imha politikası, zamanaşımı süreleri ile olası hukuki uyuşmazlıklarda hakların kullanılması ve korunması için gereken süreler dikkate alınarak muhafaza edilir.

Saklama süresinin veya kişisel veri işleme amacının sona ermesi hâlinde verileriniz, mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. Kişisel Verilerin Güvenliği

İstanbul Tabip Odası; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Kullanıcı şifreleri geri döndürülemeyecek şekilde özetlenerek saklanmakta; hesap doğrulama, yetkilendirme, erişim kontrolü, işlem kaydı ve benzeri güvenlik mekanizmaları uygulanmaktadır.

10. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında İstanbul Tabip Odasına başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
• Kanunda öngörülen şartlar kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Verilerin yalnızca otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, kimliğinizi ve talebinizi doğrulamaya elverişli bilgi ve belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle İstanbul Tabip Odasına iletebilirsiniz:

• Şahsen veya noter aracılığıyla: Avrupa Konutları Kale Ofis, Maltepe Mahallesi, Londra Asfaltı Caddesi No:2, Kat:4, Daire:20, Cevizlibağ, Zeytinburnu/İstanbul
• KEP yoluyla: istanbultabipodasi@hs01.kep.tr
• E-posta yoluyla: istabip@istabip.org.tr

Başvurunuzda adınızın, soyadınızın, başvuru yazılı ise imzanızın, T.C. kimlik numaranızın, tebligata esas adresinizin veya e-posta adresinizin, varsa telefon numaranızın ve talep konusunun bulunması gerekmektedir.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

12. Metinde Yapılabilecek Değişiklikler

Bu Aydınlatma Metni; mevzuatta, burs başvuru sürecinde veya kişisel veri işleme faaliyetlerinde meydana gelebilecek değişikliklere bağlı olarak güncellenebilir.

Güncel metin burs.istabip.org.tr adresinde yayımlanır.